Prinsip ke 7 dari TOYOTA PRODUCTION SYSTEM

BAGIAN KEDUA: PROSES yang BENAR akan Memberikan HASIL yang BENAR

Prinsip 7: Gunakan Pengendalian Visual agar tidak ada Masalah yang Tersembunyi

“Mr. Ohno sangat bersemangat menerapkan TOYOTA PRODUCTION SYSTEM. Dia berkata bahwa Anda harus membersihkan segalanya agar Anda dapat melihat masalah. Dia akan mengeluh jika dia tidak bisa melihat dan mengatakan apakah ada masalah atau tidak”
Fujio Cho, Presiden Direktur, Toyota Motor Corporation

• Gunakan indicator visual yang sederhana untuk membantu orang menentukan dengan segera apakah mereka masih berada dalam standar atau sudah menyimpang dari standar tersebut.
• Rancang sistem visual yang sederhana di tempat di mana pekerjaan dilakukan, untuk mendukung proses mengalir dan sistem tarik.
• Kurangi laporan Anda hingga menjadi satu lembar kertas jika memungkinkan, sekalipun untuk keputusan finansial Anda yang paling penting.

Apakah 6S atau 5S sama dengan Housekeeping?

Jawabannya adalah tidak sama. Housekeeping adalah bagian dari kegiatan 6S (5S), dalam aktivitas Shine (Seiso). Housekeeping tidak menyelesaikan masalah. Housekeeping adalah kegiatan bersih-bersih dan tata menata. Program 6S (5S) disebut juga sebagai aktivitas mengorganisasikan tempat kerja atau “Organizing Workplace” dari PEMBOROSAN.

S1 = Sort = Pemilahan = Seiri adalah aktivitas pemilahan dan menyingkirkan barang atau aktivitas yang tidak diperlukan.

S2 = Set in Order = Penataan = Seiton adalah menerapkan prinsip bahwa setiap barang memiliki tempat dan setiap barang ada di tempatnya.

S3 = Shine = Pembersihan = Seiso adalah aktivitas membersihkan sekaligus memeriksa ketidak-sesuaian sehingga mudah menemukan akar masalah dan cepat dalam penyelesaian hingga tindakan pencegahannya. Bersihkan agar penyimpangan terlihat jelas dan mudah untuk diatasi atau dicegah.

S4 = Safety = Pengendalian Keselamatan Kerja (K3) = Senshu. Keselamatan kerja adalah pribadi setiap pekerja dan pekerja berkewajiban untuk menjaga dan melindungi rekan (kelompok kerja) untuk bekerja nyaman dan aman, sekaligus menjaga citra perusahaan dan keamanannya.

S5 = Standardize = Pemantapan = Seiketsu yaitu mengembangkan sistem dan prosedur untuk mempertahankan kedisiplinan pelaksanaan S1 + S2 + S3 + S4. Terlebih penting lagi adalah menyetandaran kesamaan pemikiran, pandangan dan pengertian, bahwa 6S adalah alat yang ampuh untuk menghilangkan pemborosan ditempat kerja.

S6 = Sustain = Pembiasaan = Shitsuke, setelah di standardisasikan maka perlu diulang dan diulang semua kegiatan dan aktivitas tadi, sehingga benar-benar menjadi kebiasaan dan budaya kerja. Budaya yang sama pentingnya seperti kewajiban membersihkan diri ‘Mandi’, sehari dua kali. Atau kebiasaan berolah raga agar badan tetap sehat.

Kendali Visual adalah setiap alat komunikasi yang digunakan dalam lingkungan kerja untuk menunjukan dalam waktu sekejap bagaimana pekerjaan seharusnya dilakukan dan apakah terjadi penyimpangan terhadap standar.

Pengendalian visual lebih dari sekedar mengungkapkan penyimpangan dari target melalui bagan, grafik, penandaan dan menempatkannya di tempat yang mudah ditemukan, tempat berkumpulnya atau lalu-lalangnya orang banyak. Visual berarti dapat melihat:

• Proses apakah berjalan sesuai rencana
• Apakah proses dalam kendali kualitas
• Apakah persediaan atau tumpukan WIP melebihi batas minimum atau maximum
• Apakah peralatan itu tersedia, mudah ditemukan dan mengetahui bila alat tidak ditempat atau hilang
• Visual berarti memotivasi untuk menjadi lebih baik
• Visual berarti pencegahan

Apa saja yang bisa kita visual-kan, contohnya:

1. Lembar kerja, Prosedure kerja, check list adalah alat bantu pemasti kualitas agar mudah dibaca dimengerti dan menjamin kesamaan, kepatuhan.
2. Kanban adalah tanda agar stock terkendali dan produksi tidak berlebih.
3. Andon adalah tanda bahwa seksi kerja atau operator memanggil untuk mendapatkan support atau bantuan karena ditemukannya penyimpangan.
4. Hasil audit dan KPI board, …

Intinya adalah ‘Visual Control = Visual Management = Visual Factory = Glass Management = Transparent System’ diciptakan untuk dapat mengendalikan proses kerja agar pemborosan dan penyimpangan ditempat kerja dapat dihilangkan. Dan terlebih lagi adalah membuat suasana kerja menjadi semakin terukur dan memotivasi.

Bagan manajemen visual atau sering disebut VISUAL BOARD harus memungkinkan komunikasi dan berbagi komunikasi, dan yang lebih penting lagi adalah yang ditampilkan pada visual board adalah hal-hal:

1. Hal-hal yang critical untuk pencapaian hasil hari ini dan minggu ini yang berhubungan dengan harapan pelanggan atas produk kita (Mutu, Biaya, Waktu pengiriman)
2. Hal-hal yang memotivasi untuk berbuat lebih, mencapai hasil optimal dan menjadi lebih baik
3. Hal-hal yang membimbing pekerja untuk dapat menemukan informasi dengan mudah dan informasi itu dapat membantunya untuk berprestasi dalam memproduksi mutu, biaya dan percepatan produksi