Prinsip ke 9 dari TOYOTA PRODUCTION SYSTEM

BAGIAN KETIGA: MENAMBAH NILAI UNTUK ORGANISASI dengan MENGEMBANGKAN ORANG-ORANG DAN MITRA KERJA

Prinsip 9: Kembangkan Pemimpin yang Benar-benar Memahami Pekerjaan, Menjiwai Filosofi dan Mengajarkan kepada Orang Lain

Hingga manajemen senior mampu menyingkirkan ego mereka dan melebur ke dalam tim dan memimpin mereka semua.

Di TOYOTA kami menempatkan nilai tertinggi pada anggota-anggota tim kami dan melakukan yang terbaik untuk mendengar mereka dan menyatukan ide-ide mereka ke proses perencanaan kami.

(Alex Warren, Senior VP, TOYOTA Motor Manufacturing - Kentucky)

• Kembangkan pemimpin dari dalam organisasi dan bukan membeli mereka dari luar organisasi.
• Jangan memandang pekerjaan seorang pemimpin hanya sekedar menyelesaikan tugas dan memiliki ketrampilan mengelola orang. Pemimpin harus menjadi panutan dalam filosofi perusahaan dan cara melakukan bisnis.
• Seorang pemimpin yang baik harus memahami pekerjaan sehari-hari secara detil sehingga dia dapat menjadi guru terbaik untuk filosofi perusahaan Anda.

Sering kali perusahaan sebagai organisasi lupa, bahwa suksesi dan pengembangan ketrampilan jangka panjang adalah sangat penting bagi kekuatan sebuah organisasi, apalagi untuk proses yang unik.

Contohnya adalah pada bagian Penerimaan Karyawan (Recruiting Department), mereka mengunakan metoda seleksi dan bahkan mau membayar lebih bagi para Head-hunter. Ini adalah perekrutan cara tradisional. Ada cara lain dari pada mencari atau seleksi trasional, yaitu dengan metoda MENJARING. Menjaring artinya akan mendapatkan lebih banyak calon, dibutuhkan atau tidak bagian Recruitment harus menyediakan Talent Stock yang handal, karena jumlah kandidat yang ada dalam data stock tidak-lah terbatas.

Best practices pada problem solving di dalam proses manufacturing sering tidak didokumentasikan menjadi buku ‘Trouble-shooting’. Dan terlebih lagi, best pratices itu terlewatkan begitu saja dan dilupakan. Padahal itulah awal mula terbentuknya ketrampilan dalam bekerja.

Contoh pada proses Jacketing:

1. Catatlah setiap problem solving atau improvement prosess ke dalam OPL (One Point Lesson) atau ke dalam catatan Problem Solving yang dilengkapi penjelasan singkat dan visualisasi yang jelas.
2. Lakukan proses pelatihan.
3. Pastikan belum pelatihan diakhiri, mintalah operator untuk mempraktekan dan memperagakan apa yang telah dimengertinya
4. Sekali lagi pastikan bahwa operator mampu melakukan tugasnya dengan benar
5. Dapatkan tanda tanggan sebagai pengesahan bahwa pelatihan terjadi dua arah dan dimengerti dengan benar
6. Kemudian simpanlah catatan itu sebagai catatan pelatihan, pembelajaran, catatan best practice dan bimbingan problem solving.
7. Tempatkan pada Visual Board display OPL & Trouble Shooting Guidance

Dibanyak perusahaan Jobs Description dan Intruksi Kerja (Work Instruction), bentuknya naratif dan lebih parah lagi adalah ke dua form tersebut diketik dan diterbitkan hanya untuk keperluan Audit Quality. Pernahkah terpikirkan, bahwa dari sini-lah awal Qualitas itu ada. Pertanyaannya mengapa ke dua form tidak masuk dalam daftar pelatihan? Dibuat visual, singkat dan mudah?

“Kata-kata adalah gambar dalam pikiran kita” (John Dryden, Seniman Inggris)

“Tujuan dari semua pekerjaan adalah produksi atau pencapaian dan untuk mencapainya harus ada pemikiran yang matang, sistem, perencanaan, kepandaian serta niatan yang jujur, juga peluh (usaha)” (Thomas A. Edison)

Pastikan ini dilakukan dengan focus dan bersungguh-sungguh, kemudian lihat hasilnya…

Pernahkah terbesit kekuatan dari prinsip Multi Level? Bagaimana bila itu terjadi pada gugus kerja improvement Anda?

Bila satu minggu ada 1 kejadian, berarti ada 52 ilmu yang selalu dapat dibaca dan dimungkinkan hilangnya masalah sama berulang terjadi??? Dazyat bukan...?

Apakah artinya mengembangkan kesamping dan kebawah pada ‘BEST PRACTICES’ untuk mempercepat pertumbuhan perbaikan ditempat kerja?

TWI (Training Within Industry) adalah metoda pelatihan yang diterapkan di perusahaan terkemuka di Jepang. Prinsipnya adalah “Tidak ada yang baru dibawah langit, semuanya dapat dipelajari dengan pelatihan yang efektif”.

TWI terbagi dalam 4 modul:

1. Instruksi Kerja,

Apakah pekerja tahu apa yang dikerjakannya dan cara bekerja yang benar?

Modul ini dirancang untuk membantu para Supervisor dalam melatih pekerja baru yang belum memiliki keahlian.

2. Metoda Kerja,

Apakah pekerja tahu metoda kerja seperti apa yang seharusnya dilakukan? Mengapa?

Teknik bekerja yang benar akan membantu Supervisor dalam menjalankan tugas hariannya. Supervisor dan pekerja bersama-sama menganalisa semua aspek pekerjaan sesuai metode untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan hasil kerja.

3. Hubungan Kerja,

Untuk mencapai sukses ditempat kerja, dengan siapa dan bagaimana harus dikerjakan? Sering kali Supervisor dan pekerja terlibat konflik dan berujung pada menurunnya produktivitas. Pekerja tidak tahu kepada siapa harus bertanya dan mendapatkan jawaban yang tepat. Supervisor harus memiliki kemampuan membangun hubungan kerja yang harmonis dan kepatuhan untuk menghasilkan mutu dan produk.

4. Pengembangan Program,

Kemampuan lebih lanjut bagi pekerja untuk mengembangkan ketrampilan dan hasil kerja menjadi lebih fantastis.

INTRUKSI KERJA adalah landasan untuk mengembangkan bakat. Hal ini sulit untuk dimengerti dan disadari. Kemudian, Mengapa mempersulit pekerja untuk menghasilkan produktivitas yang artinya prestasi? Bila bentuk Intruksi kerja yang naratif, sulit dimengerti, diberikan tanpa pelatihan... artinya hanya pemborosan. Karena intruksi kerja yang ada tidak membimbing pekerja untuk berprestasi.

Apalagi bila kenyataannya untuk menyelesaikan satu masalah saja, mesti harus menunggu seseorang. Bagaimana kalau seseorang itu berhalangan? Bisakah digantikan dengan selembar kertas yang bernama “OPL atau Instruksi Kerja atau Panduan Trouble Shooting?”

Contoh:

Pekerjaan sepenuhnya: Key-in Data OEE ke dalam format computer

Langkah 1: Mengumpulkan data dari meja kerja operator

Langkah 2: Membuka file OEE-Master Line A.XLS

Langkah 3: ...

Langkah 1.1: Mengumpulkan data setiap pukul 09:00

Langkah 1.2: Memeriksa catatan kelengkapan data

Langkah 1.3: Melakukan verifikasi dengan operator

Langkah 1.4:…

Langkah 1.1a: Memastikan data ada ditempatnya

Langkah 1.1b: Memastikan data dapat diambil tepat waktu

“Bila hal-hal diatas dilakukan dengan benar, hasilnya apakah akan lebih mudah bagi pekerja dibagian tersebut untuk menghasilkan hasil kerja yang bermutu dan akurat?”

Coba tanyakan kepada diri Anda:

• Sebelum menjabat pekerjaan saat ini, anda sebagai apa?
• Pernahkah anda menjadi pekerja pada lini bawah? Kapan?
• Kemudahan apa sebagai pekerja yang ingin anda dapatkan untuk dapat melakukan pekerjaan dengan baik dan benar?

Temukan jawaban tersebut, maka bila Anda menjadikan pekerja sebagai sahabat sukses Anda artinya Anda telah menciptakan pemimpin baru dimasa mendatang. Seperti halnya Anda ketika itu.