PONDASI #2, WORKING PLACE MANAGEMENT

“S2 = SET IN ORDER = Penataan adalah kegiatan menata barang sesuai dengan peruntukannya dan berprinsip bahwa setiap barang memiliki tempat khusus baginya. Tujuannya adalah memudahkan semua orang untuk dapat dengan cepat (kurang dari 3 menit) menemukan barang yang diperlukan.”

Hal-hal yang perlu dikerjakan dalam akivitas S2 = SET IN ORDER (Penataan):

· Hilangkan barang-barang yang dihampar dilantai, dikolong dan sudut2 ruangan

· Tata hingga barang mudah ditemukan, digunakan dan diambil

· Buat mudah dilihat dimana barang tersebut berada

· Buat mudah untuk mengetahui barang tersebut tidak ditempatnya

5 RIGHT Prinsip dasar S2 = SET IN ORDER = PEMILAHAN:

(1) RIGHT LABEL

Prinsip pelabelan yang benar adalah:

• SETIAP BARANG MEMILIKI NAMA DAN TEMPAT
• Penamaan Identifikasi yang unik, mudah dibedakan dengan mudah (digit/angka/alphabetic, warna label)
• Pelabelan menunjukan Area è Bagian dari Area (sub-area) è Lokasi pasti è Mudah dikenali ‘Famili-nya (Jenis atau type atau kelompok)
• Dapat diketahui umur barang tersebut dan expired date-nya
• Jumlah barang dengan mudah dihitung dan dicocokan dengan label (Barang-barang yang kecil disatukan dalam satuan terkecil; setiap 10 atau 12 atau 144… dst)

(2) RIGHT AMOUNT

• Batasan jumlah sangat mudah dikenali (Maximum, Re-ordering point, Minimum level…)
• Bila dilakukan stock-counting dengan mudah dilakukan dan cepat.
• Setiap penyimpangan akan jumlah, dengan mudah dideteksi dari jarak 3 meter (minimal)

(3) RIGHT PLACE

• Barang yang disimpan (termasuk files) ditempatkan ditempat yang aman dari kerusakan dan kehilangan.
• Setiap barang memiliki tempat dan setiap tempat ada barangnya (bila tidak ditemukan maka ada 2 hal yang harus segera ditindak-lanjuti: Habis atau Hilang?)
• Barang yang tidak mudah dijangkau memiliki resiko Safety, Biaya Angkut dan Pemborosan waktu pengadaan
• Barang harus dapat dikenali dari jarak; 3 meter dan mudah ditemukan dalam waktu 3 menit

(4) RIGHT STORAGE

• Barang dikelompokan dengan sifat fisiknya. Cairan? Mudah meledak? Alat instrument? Ukuran Kecil (micro)? Tajam? Mudah busuk? Umur?
• Perhatikan aturan penyimpanannya. Suhu dingin? Suhu hangat? Kering? Lembab? Basah? Buatlah parameter visual yang mudah mendeteksi penyimpangan (oleh siapapun yang melihatnya)
• Luasan penyimpanan hanya ditujukan bagi Area produktif dan efektif (tidak berlebihan dan didasarkan atas pemakaian sesuai dengan sales order atau call by customer)
• Lokasi penyimpanan adalah aman bagi pekerja yang terkait dan tahu benar bagaimana proses handlingnya

(5) RIGHT for EVERYONE

• Barang mudah dikenali dengan label dan warnanya
• Mudah ditemukan berdasar denah (peta) lokasi atau code famili / katagori
• Jumlahnya dengan cepat dapat dihitung
• Mudah diketahui dari jarak 3 meter
• Mudah untuk mengetahui flow type inventory apakah dijalankan dengan benar (LIFO/FIFO)

Efektifitas kegiatan S2 = SET IN ORDER = PEMILAHAN dapat diketahui dari:

• Tanpa mencari
• Tanpa membungkuk
• Tanpa meraih
• Semua barang ada tempatnya dan semua barang ada ditempat

Penataan pada Rak, Lori & Stand:

• Jumlah stan dan rak harus disesuaikan dengan jumlah area yang ada. Bila jumlahnya terlalu banyak akan menganggu mobilitas kerja
• Buatlah stan dan rak tidak menyentuh lantai langsung, sehingga bagian bawahnya mudah dibersihkan
• Muatilah roli (trolley) dengan berat yang sesuai dan khusus untuk mengangkut barang bukan manusia
• Buatlah roli setinggi meja kerja (dan seragam) sehingga akan mudah pada proses pemindahan barang
• Design dan buatlah stan, rak dan roli sesuai dengan pemakaian dan area kerja yang ada

Penataan pada Kabel & Pemipaan:

• Kabel/Pipa yang terkubur akan cenderung rusak
• Kabel/Pipa diatas lantai kerja akan menganggu lalu-lintas kerja dan cenderung mudah rusak
• Kabel/Pipa up-ground (disangga) dengan ketinggian yang tidak tepat dapat memberikan pengaruh gangguan bagi lalu-lintas kerja. Keuntungannya: tidak mudah rusak
• Kabel/Pipa yang digantung (up-ground/hang up) akan memberikan keuntungan: Mudah perawatan, mudah re-lay-outing, awet.

Penataan pada Barang Stock untuk Cadangan tidak terduga:

• Pastikan kapan barang akan dipakai, berapa jumlahnya dan yang lebih penting lagi mendapatkan jawaban kapan akan dipergunakan kembali?
• Simpanlah ditempat yang mudah diingat dan diperiksa

Penataan pada Minyak & Pelumas:

• Gabungkan jenis minyak sejenis (dalam 1 grade yang sama), sehingga dapat mengurangi jumlah stock dan memudahkan pengendaliannya
• Berikan kode bagi perbedaan jenisnya tanpa perlu membaca label drumnya. Hal ini akan mempermudah pelayanan
• Tentukan tata letak sesuai dengan frekuensi pemakaiannya
• Pastikan alat bantu selalu tersedia dan hindarkan kontaminasi kotoran maupun produk
• Jauhkan dari polusi debu, api dan tersimpan dalam kondisi aman
• Siapkan serbuk gergaji atau pasir dan lap untuk pembersihan tumpahan. Cepat bersihkan bila terjadi tumpahan.

Penataan pada Instrumen atau Alat ukur:

• Peralatan akurat harus disimpan ditempat yang aman dan bersih.
• Mudah diambil dan dikembalikan ke tempatnya
• Penyimpanan harus menujukan ID alat dan kapan tangal tera ulangnya
• Simpanlah di tempat yang jauh dari guncangan dan benturan

Penataan pada Barang Berat dan Dimensi besar:

• Untuk barang berat dan besar, simpanlah ditempat yang terpisah dari barang-barang kecil, mudah pecah dan fast moving
• Berilah sela-sela untuk melakukan kegiatan kebersihan
• Tempatkanlah diposisi ruang yang tidak mengganggu movement barang dan orang

Penataan pada Barang Fast Moving dan Micro:

· Bila barang sering dipakai letakanlah didekat operasi kerja

· Buatlah dudukan dari warna kontras barang (hitam/putih)

· Buatlah kotak atau dudukan sehingga barang tersusun rapih

· Mudah dalam penyimpanan dan pengambilan barang

· Hindari barang jatuh dan tercecer

· Membuat denah penyimpanan atau list lokasi untuk membantu?

Penataan pada Alat dan Mesin:

(Dasar utama pemilahan dan penataan mesin dan perlengkapannya)

· Menghilangkan kebutuhan alat

· Mengurangi jumlah alat yang dipergunakan

· Menyimpan alat sehingga mudah ditemukan

· Menyusun alat sesuai keperluan

· Menyimpan alat sehingga tidak perlu pindah tangan

· Menyimpan alat sehingga dapat disimpan kembali dengan satu tangan

Penataan pada Pisau dan Alat potong:

• Rancang tempat dengan mempertimbangkan keaman alat dan pemakainya
• Buatlah akses pengambilan aman, jangan sampai tangan menyentuh bagian tajamnya
• Kurangi jumlah barang yang disimpan (sesuai dengan area yang ada), sehingga dapat rapih dan aman dari rusak
• Hindarkan jatuh pada bagian tajam karena dapat mengakibatkan kecelakaan kerja atau kerusakan pada sisi tajam alat

Penataan pada Barang dan Pekerjaan yang jumlahnya berubah-ubah:

· Tentukan trend rata-rata pemakaian atau proses yang ada

· Tempatkan alat bantu atau keranjang bantu bila jumlah menjadi berlebih

· Pastikan ada pemisahan antara sampah dan produk

· Susunlah alat bantu dengan baik dan teratur, sehingga akan mudah didapatkan bila diperlukan

RAPI artinya:

· Setiap item yang masih diperlukan dalam pekerjaan, Tersedia Tempatnya dan Jelas Status Keberadaannya

· Setiap item dan tempat penyimpanannya mempunyai Nama atau Kode Identifikasi yang distandarkan

· Setiap orang mematuhi Aturan Penyimpanan dan Ada Mekanisme Penyimpanan

Keuntungan penerapan S2 = Set in Order = Penataan:

1. Mudah ditemukan (< 3 menit)

2. Kesesuaian antara Label, Jumlah dan Tempat penyimpanan

3. Mudah ditemukan oleh siapapun (apapun?)

4. Menghilangkan kerusakan produk/material dan kesalahan pemakaian

5. Menghilangkan waktu tunggu

6. Set up persiapan dan change over

7. Waktu pencarian

8. Menghilangkan pergerakan yang tidak perlu

9. Jaminan keselamatan kerja

10. Memudahkan pekerjaan