8 Pemborosan (MUDA) di Tempat Kerja

“80% pemborosan ditempat kerja adalah tidak terlihat oleh mata Anda, dan semua itu membuat produk Anda tidak lagi kompetitif bagi Pelanggan. Lambat tapi pasti, daya tahan perusahaan Anda masuk kedalam keadaan PESAKITAN. Maka perhatikan dan Lenyapkan SEGERA sebelum menjadi KANKER yang mematikan.”

Sebelum melangkah kepada pondasi dan prinsip Lean Manufacturing, ada baiknya (dan menjadi sebuah keharusan) Anda tahu benar apa itu 8 PEMBOROSAN (yang disebut MUDA) ditempat kerja kita.

80% kerugiaan saat ini disebut pula dengan kerugian nyata. Kerugian yang secara nyata membuat perusahaan Anda menjadi lemah dalam persaingan. Pemborosan dapat dengan mudah ditemukan dalam laporan keuangan. Letaknya ada pada BIAYA.

1. Labor Cost

2. Variable Cost

3. Other Factory Overhead

4. Biaya pada Pemakaian Materials berlebih

Ada 8 penyebab pemborosan atas biaya tersebut yaitu sering disebut MUDA (Pemborosan yang terkait dengan tidak bertambahnya nilai bagi Pelanggan):

1. COMPETENCIES

Tersedianya Sumber daya (seringkali hanya terfokus pada sumber manusia, namun sebenarnya bisa diperlebar hingga pada capability proses dan investasi/mesin/alat), yang seharusnya sesuai dengan standard dan tuntutan hasil bagi pelanggan.

Apa dampaknya bila pekerja kita ‘under qualification’ atau ‘over qualification’?

Kualifikasi yang dibawah standar akan mengasilkan rendahnya produktivitas dan variasi atas mutu kerja.

Demikian pula pada kualifikasi yang berlebih. Contoh, karena sesuatu hal seorang lulusan S1 hukum bekerja sebagai operator Packing. Bila hal ini tidak dicermati dengan baik oleh pekerja tersebut maupun oleh perusahaan, ujung-ujungnya adalah pemborosan akan kemampuan yang bersangkutan. Bisa jadi, pada masa tertentu yang terjadi adalah konflik. Disamping itu, akan menambah rasio turn-over pekerja. Jeli dalam pengadaan (recruitment) pada saat awal, sangat diperlukan. Tidak asal merekrut, asal cepat; namun perlu sekali lagi diperhatikan latar belakang pekerja yang akan ditempatkan.

Memang benar pepatah yang mengatakan “RIGHT MAN on THE RIGHT JOB and PLACE for WORKING”.

Bila pengelolaan sumber daya manusia sadar betul dengan pepatah tadi, maka hasilnya adalah produktivitas tinggi. Tentunya pihak perusahaan harus selalu menyediakan sarana pemberlajaran dalam rangka pemenuhan kompentensi kerja, training dan bimbingan jenjang karir yang jelas (termasuk sistem penilain prestasi yang terukur dengan benar dan memotivasi).

2. WAITING

Menunggu. Menunggu adalah pemborosan. Dan ini adalah musuh besar PELANGGAN.

Bagaimana perasaan Anda, harus menunggu setengah jam untuk sebuah pesanan ‘teh manis’ atau sambal yang datang ketika hampir seluruh hidangan Anda hampir habis? Pernahkah itu Anda alami?

Menunggu dalam proses bisnis memiliki dampak besar:

• Tingginya nilai inventory karena proses procurement membutuhkan lead time 8 minggu atau lebih
• Tingginya nilai Work In Progress (WIP) karena waktu tunggu change over, re-make (atas kerusakan mutu) dan re-work. Dampak lebih lanjutnya adalah over-production karena barang tidak bisa dikirim ke pada pelanggan.
• Penalty atas keterlambatan barang sampai ditanggan Pelanggan.

Lebih naasnya lagi adalah pembatalan sepihak atas pemesanan barang (dampaknya adalah slow moving hingga dead stock). Perusahaan harus menanggung 3x kerugian: Penalty + Biaya Proses + Stock Barang

3. MOTION

Pergerakan. Pergerakan alat atau pekerja. Bedanya dengan transportasi adalah alat angkut yang bergerak dari satu titik ke titik tertentu dengan melibatkan biaya, waktu dan jarak.

Pemoborosan atas pergerakan dapat menyebabkan:

• Proses kerja lebih lambat (tidak produktif)
• Kerusakan barang hingga dampak kecelakaan kerja (fatigue)
• Moral kerja yang berakhir pada frustasi

4. OVER PROCESSING

Over prosessing, sering sekali tidak disadari akan memberikan dampak bagi:

• Rusaknya mutu produk karena perlakukan yang berlebihan. Contoh: yang seharusnya diproses 70 derajat celcius untuk 25 menit. Karena tidak jelasnya instruksi atau lupa, hasilnya produk menjadi rusak, terbakar atau keluar dari standar specifikasi yang telah ditentukan.
• Lamanya durasi proses yang berdampak bagi produktivitas. Hal yang tidak dipahami dengan baik bagi suatu parameter terhadap spesifikasi mutu. Karena alasan kehati-hatian dan ketakuan terhadap suatu resiko, faktor produktivitas menjadi korban.
• Keterlambatan waktu pengiriman
• Biaya proses yang lebih mahal karena costing yang telah ditetapkan tidak lagi sesuai dengan proses yang terjadi. Alhasil, margin produk menjadi turun
• Birokrasi yang berlebihan. Mengakibatkan waktu tunggu. Frustasi. Dan ketidak pedulian pekerja
• Form-form kerja yang ditetapkan dengan tidak melakukan Risk Analysis dan Proses Model approach. Hasilnya pekerjaan bertambah, form tidak dibaca, moral kerja turun; bukan malah menjadi alat ukur untuk memotivasi.

5. OVER PRODUCTION

Tahukah Anda, ketika Anda mem-photo copy berlebihan untuk sebuah meeting; itu adalah over production?

• Mem-foto kopi berlebihan
• Form-form kerja yang berlebihan
• Pengiriman dengan mengunakan 1 m3, yang seharusnya adalah 8 m3/truk
• Memproduksi dengan jumlah diatas toleransi
• Memproduksi lebih cepat dari waktu yang ditentukan (koq bisa? Seharusnya perencanaan menggunakan waktu yang benar, sehingga seluruh proses dan keluaran produknya dapat direncanakan dengan benar)
• Pembelian barang melebihi standar pengadaan

6. INVENTORY

Working Capital perusahaan Anda sungguh sangat tergantung dari jumlah Nilai Inventory. Semakin tinggi nilai inventory, artinya modal perusahaan semakin besar ada pada posisi persediaan. Dan itu uang yang tidak memberi tambahan nilai. Uang MATI. Uang yang memperlambat daya saing. Uang yang membebani transaksi pembayaraan atas pemasok (A/P account pay-able).

Sumber dari tingginya nilai inventory adalah:

• Buruknya perencanaan penjualan, produksi, alokasi stock barang (hingga MRP = Materials Requirement Planning) dan perawatan mesin kerja.
• Pengadaan yang membutuhkan waktu yang lama (lead time dan transportasi)
• Tingginya tingkat mangkir yang menyebabkan turunnya produktivitas
• Angka kecelakaan kerja yang tinggi
• Mutu produk yang bervariasi dan cenderung tingginya reject rate
• Balancing proses: line, material dan pekerja yang tidak seimbang, menyebabkan penumpukan persediaan (WIP + persediaan bahan baku)
• Waktu tunggu yang berlebihan. Baik waktu tunggu didalam proses, pengadaan hingga sistem birokrasi bertingkat yang rumit.

7. TRANSPORTATION

Pemborosan pada transportasi berdampak bagi:

• Pengunaan waktu kerja.
• Utilisasi tempat, tidak optimumnya jumlah yang diangkut dengan biaya
• Kerusakan atas barang sebagai akibat banyaknya perpindahan
• Tingginya nilai persediaan, karena waktu tunggu yang dibutuhkan
• Biaya atas jarak, semakin jauh akan semakin besar.

Ke-lima pemborosan tersebut langsung memberikan dampak bagi biaya atas barang dan sama sekali tidak memberikan nilai bagi kepuasan pelanggan.

8. DEFECT

Defect, bisa langsung dikaitkan kepada mutu hasil kerja. Hasil kerja ini tidak mutlak bagi unit produksi. Tetapi juga bagian-bagian yang ada dibawah payung organisasi.

Contoh:

• Sales. Pemotongan harga yang tidak berdampak bagi naiknya penjualan dan keuntungan. Pelayanan yang berlebihan namun tidak berdampak pada closing sales. Over-promise less delivery, dsb.
• Marketing. Biaya promo yang meningkat namun tidak sebanding dengan nilai penjualan. Segment target yang meleset. Launching produk gagal atau terlambat terhadap momentum pasar, dsb.
• Finance. Kebijakan perpajakan, Rasio A/P dan A/R yang tidak seimbang, Kesalahan Invoicing, terlambat collection karena invocing atau aging yang tidak terkontrol, dsb.
• Accounting. Kesalahan nilai pembukuan. Alokasi biaya yang tidak tepat. Based product costing yang tidak sesuai dengan kenyataan, dsb.
• Design. Over-design, kesulitan proses karena tidak cermatnya penilaian kapabiltas alat produksi, lambatnya closing project, dst.
• Quality. Over prosessing karena tingginya safety factor, kesalahan parameter testing, Alat yang tidak terkalibrasi, dst.
• Produksi. Mutu produk, rendahnya produktivitas, rework, tidak lengkapnya pelaporan, hilangnya trace-ablility, dst.
• Maintenance. Perencanaan maintenance yang tidak tepat, downtime mesin, tingginya pemakaian spare-parts, dst.
• Logistic. Tingginya tingkat inventory, material shortage, Transportasi yang tidak optimum, keterlambatan kedatangan materials, kesalahan issue materials, delta stock-taking, dsb.

Pemborosan yang terkait dengan PEOPLE, solusinya adalah: Training, Recruitment, Competencies Matrix Gaps, Habit & Discipline, SOP + WI + Standard dan Reward & Punishment.

Solusi untuk perbaikan dalam QUANTITY adalah perbaikan Input & Output, Forecasting, Planning & Scheduling dan penerapan sistem KANBAN.

Untuk masalah QUALITY, perlu diperhatikan lagi perbaikan prinsip Quality Assurance, Product & Process Design dan Parameter control.

Dari kedelapan MUDA Waste at Working place, sangat mempengaruhi kesehatan sebuah perusahaan. Akankah itu akan Anda biarkan? Berapa lama lagi perusahaan tempat Anda bekerja itu akan bertahan?