Prinsip ke 13 dari TOYOTA PRODUCTION SYSTEM

BAGIAN KE-EMPAT: MENYELESAIKAN AKAR MASALAH SECARA TERUS-MENERUS UNTUK MENDORONG PEMBELAJARAN ORGANISASI

Prinsip 13: Buat Keputusan secara Perlahan-lahan Melalui Konsensus, Pertimbangkan Semua Pilihan dengan Seksama; Kemudian Implementasikan Keputusan dengan Sangat Cepat

Jika Anda mendapat proyek yang direncanakan untuk diterapkan secara penuh dalam waktu satu tahun, menurut saya, perusahaan Amerika pada umumnya akan menghabiskan waktu tiga bulan untuk perencanaan, lalu mereka akan mengimplementasikannya. Namun mereka akan menghadapi berbagai masalah setelah implementasi tersebut dan mereka menghabiskan sisa tahun itu untuk mengoreksi masalah-masalah yang ada. Namun, untuk jangka waktu proyek yang sama, TOYOTA akan menghabiskan sembilan bulan sampai 10 bulan untuk melakukan perencanaan dan mengimplementasikan secara perlahan – misalnya produksi percontohan (pilot product) dan menerapkannya secara penuh pada akhir tahun dengan hampir tidak ada masalah lagi.

(Alex Warren, Senior Vice President, Toyota Motor Manufacturing, Kentucky)

• Jangan ambil arah tunggal saja dan menjalankan yang satu itu saja sebelum Anda mempertimbangkan seluruh alternatif dengan seksama. Setelah Anda memilih, jalankan dengan cepat tetapi hati-hati.
• Nemawashi adalah proses untuk membahas masalah dan potensi solusi dengan semua pihak yang terkena dampak oleh masalah tersebut, untuk mengumpulkan ide-ide dari mereka dan untuk mendapatkan persetujuan mengenai langkah mana yang perlu diambil. Proses konsensus ini, meskipun menghabiskan banyak waktu, membantu memperluas pencarian solusi dan ketika keputusan telah diambil, kondisinya telah siap untuk di implementasikan dengan cepat.

Di TOYOTA, Analisis Strategi dan taktik adalah sangat penting. Tidak ada hal yang diasumsikan. Segala sesuatunya diverifikasi. Tujuannya adalah melakukan semuanya dengan benar. Bagaimana Anda sampai pada suatu keputusan itu sama pentingnya dengan kualitas keputusan itu sendiri.

Lima elemen dalam memutuskan dengan seksama:

1. Menemukan apa yang sebenarnya terjadi (Genchi Genbutsu)
2. Memahami penyebab yang mendasarinya, yang menjelaskan hal-hal yang terlihat di atas permukaan dengan menanyakan 5 x MENGAPA
3. Mempertimbangkan solusi alternatif seluas-luasnya dan mengembangkan penjelasan secara rinci untuk solusi yang dipilih
4. Membangun consensus di dalam kelompok, termasuk karyawan dan mitra kerja (pemasok)
5. Menggunakan alat komunikasi yang sangat efisien untuk melakukan satu sampai empat, sebaiknya dalam satu sisi dari selembar kertas secara visual.

   “Sebuah gambar ‘Visual’ mengandung beribu-ribu kata, hingga hal-hal yang tidak mungkin diungkapkan dalam kata-kata”

Rapat yang efisien dengan pendekatan A3 Paper dan PDCA:

1. Menetapkan Sasaran yang jelas sebelum rapat berlangsung
2. Orang yang tepat pada saat rapat
3. Seluruh peserta rapat tahu apa yang harus mereka persiapkan dan tahu bagaimana melaksanakannya
4. Penggunaan alat bantu visual secara efektif
5. Lakukan berbagi informasi sebelum rapat dan persiapkan dengan sungguh-sungguh dan pada saat rapat hanya membahas penyelesaian masalah
6. Rapat dimulai dan diakhiri tepat waktu