“CASH Flow!!! = Profit & Cost”

“Apakah Qualitas menjadi modal kompetitif perusahaan Anda? Price? Apakah itu kompetitif offer yang dilihat oleh Pelanggan Anda? Apakah kemenangan itu membuat daya tahan Perusahaan lebih Kuat? Benarkah? Bila HARGA produk telah diset oleh pasar dan KEUNTUNGAN = HARGA JUAL – BIAYA... artinya... COST REDUCTION!!! Atau mungkin lebih dasyzat lagi... CUT COST!!!!!!.”

Kalau Kita cermati tentang pasar handphone, sangat menarik sekali.

Untuk HP yang bisa buat nonton TV + Touch-screen + PDA, bandingkan Branded dengan yang Local Brand? 2jt vs 6jt… Apakah ini salah satu factor S/E (salah satu brand HP terkenal) mem-PHK 5,000 karyawannya?

Manakah yang lebih baik? Produk dengan Margin (Profit/Keuntungan) tinggi atau Perputaran Cash flow yang cepat? Lebih banyak praktisi yang mengatakan CASH FLOW is the KING. Artinya, sehat atau tidaknya perusahaan tergantung dari berapa jumlah uang yang mengendap (percuma) dalam bahan baku, barang setengah jadi (WIP), tunggakan AR, Slow Moving (dead stock) dan Cost of Quality dibandingkan dengan uang yang masuk (Sales dan Cairnya pembayaran dari Customer).

Positif Cash Flow artinya tim Sales melakukan fungsinya dengan sangat baik yaitu tidak sekedar menjual produk tetapi juga menjamin bahwa Pelanggan melakukan pembayaran dengan tepat waktu. Sehingga menjadi Cash-In, yang berikutnya akan digunakan oleh tim Procurement (Purchasing) dan Accounting untuk membayar Pemasok dengan tepat waktu juga. Selisihnya adalah keuntungan. Tim Purchasing dan Accounting sangat tergantung sekali dengan pihak Operasi (Maintenance, Logistic, Produksi, Quality, HR dan Supports) pada bagaimana pengeluaran (expenses) itu harus se-efektif mungkin menghasilkan produk (tidak sekerdar efisien).

Bila Keadaan Cash In lebih besar dari pada Cash Out maka yang terjadi adalah penumpukan keuntungan bagi perusahaan. Namun disini yang harus dicermati adalah penumpukan berupa Cash cair (liquid) bukan berupa barang atau inventory atau investasi (apalagi Slow Moving Stock atau bahkan Dead Stock). Liquid Cash yang dimaksud adalah kemampuan perusahaan untuk terus mengembangkan bisnisnya dan terus meningkatkan pelayanan bagi pelanggan.

Sepertihalnya telah kita bahas pada Value and Non-Add Value activities, kini kita akan bahas lebih jauh lagi pada Value Added activities yang berhubungan dengan Cost dan Cash Flow.

CONTOH #1

Tanggal 01 Maret 2009

ü Pelanggan memberikan order sesuai Quotation kepada perusahaan Anda.

ü Counter LEAD TIME = mulai menghitung…..

Tanggal 01 s/d 16 Maret 2009

ü Proses Sales Administrasi (Order approval, Contract review, Data Entry, penerbitan Sales Order ke Planner)…

ü Planner menyiapkan Perencanaan produksi, persiapan materials (MRP), purchase requisition…

ü Procurement menyiapkan Purchase Order dengan quotation dan negosiasi, dealing lead time & incoming RM, dan PO pertama dibuat pada tanggal 08 Maret 2009 dan Cash out mulai keluar untuk membayar DP 30%

ü LC dokumen disiapkan oleh pihak Accounting sebagai persyaratan pembelian.

ü Logistic bekerja mempersiapkan incoming dan import document…

ü Counter CASH-OUT = mulai menghitung….. (ada pendapat yang mengatakan mulai dihitung tanggal 01 bukan 08… tetapi agar logis kita pakai START on 08 Maret 2009)

Tangal 16 April 2009

ü Incoming materials dengan status lengkap dan siap untuk disupply kepada produksi.

ü Pembayaran 100% kepada pemasok dijadwalkan 30 hari setelah materials diterima.

ü Sesuai dengan jadwal produksi yang ada Proses Manufacturing akan dimulai tanggal 20 April 2009.

Tanggal 30 April 2009

ü Velocity produksi untuk mengasilkan barang ~ 10 hari

ü Proses produksi selesai dan dilanjutkan dengan Final Testing dan Complete Packing untuk delivery pada tanggal 01 Mei 2009. Karena alasan tanggal 02 dan 03 adalah Sabtu dan Minggu, maka Produk baru dikirim ke Pelanggan pada hari Senin pagi 04 Mei 2009 dengan lama perjalanan transport 5 Hari.

Tanggal 09 Mei 2009

ü Barang diterima oleh pelanggan, Nota Delivery dan Support dokumen untuk penagihan baru selesai tanggal 12 Mei 2009

ü Term pembayaran adalah 60 hari (Mengapa? Agar bisa bersaing dengan kompetitor maka satu-satunya cara adalah memberikan flexibility terhadap Payment term).

Tanggal 11 Juni 2009

ü Pelanggan melakukan pembayaran dan menjadikan Posisi Cash-in pada Pelaporan Accounting.

Kesimpulan contoh #1:

ü LEAD TIME (On-Time Fulfillment rate) ~ Tanggal 01 Maret s/d 09 Mei 2009 ~ 68 Hari

ü Cash Out sebagai payable (pembayaran kepada Pemasok) ~ 30 Hari.

ü Cash Out hingga terjadinya Cash In ~ 08 Maret s/d 11 Juni 2009 ~ 92 Hari

ü Pengendapan Cash adalah selama 92 – 30 ~ 62 hari, inilah yang mempengaruhi besarnya Modal Kerja.

ü Order masuk hingga terjadinya Cash In ~ 01 Maret s/d 11 Juni 2009 ~ 100 Hari

CONTOH #2 (Perusahaan yang menerapkan LEAN Value Stream Mapping)

Tanggal 01 Maret 2009

ü Pelanggan memberikan order sesuai Quotation kepada perusahaan Anda.

ü Counter LEAD TIME = mulai menghitung…..

Tanggal 01 s/d 03 Maret 2009

ü Perusahaan dengan disiplin menerapkan business support (SAP/ACCAP/BPCS…):

ü Order masuk key in Admin (dengan control approval, credit limit, customer data…)

ü Planner menerapkan prinsip HEIJUNKA (Flexibilities production berdasarkan Load dan antisipasi strategis)

ü MRP dilaksanakan dengan baik secara On-Line (Item Master, Process Card, Routing Sheet ~ 100 % terupdate dan terkendali)

ü Procurement, Planner dan Logistic bersama-sama menerapkan KANBAN, JUST IN-TIME dan Konsinyasi stock materials (hanya barang yang dipakai habis yang dibayar)

Tangal 08 Maret 2009

ü Incoming materials dengan status lengkap dan siap untuk disupply kepada produksi.

ü Sesuai dengan jadwal produksi yang ada Proses Manufacturing akan dimulai tanggal 10 Maret 2009.

ü Adalah suatu keuntungan dengan posisi Perusahaan yang Sehat dan Handal serta hubungan dengan Pemasok yang Prima, Pemasok memberikan kemudahan 45 hari setelah barang dipakai.

ü Counter CASH-OUT = mulai menghitung….. START on 10 Maret 2009

Tanggal 15 Maret 2009

ü Dengan pendekatan Value Added process, KANBAN, MUDA waste Elimination sehingga menghasilan Velocity ~ 6 hari.

ü Proses produksi selesai dan dilanjutkan dengan Final Testing dan Complete Packing untuk delivery pada tanggal 21 Maret 2009. Dan produk langsung dikirim kepada pelanggan sore itu. Dan Lama perjalanan transport 5 Hari.

Tanggal 26 Maret 2009

ü Dengan komunikasi yang baik yang telah diantisipasi oleh pihak Planner, Accounting dan Sales (melalui Order Control), segala kebutuhan dokumen untuk proses penagihan dapat diselesaikan tanggal 27 Maret 2009.

ü Disebabkan karena service yang prima (Order fulfillment dan Service Level diatas 98%), Customer sangat tahu benar bahwa payment term adalah kunci sukses pemasok, maka mereka setuju untuk 30 hari.

Tanggal 26 April 2009

ü Pelanggan melakukan pembayaran dan menjadikan Posisi Cash-in pada Pelaporan Accounting.

Kesimpulan contoh #2:

ü LEAD TIME (On-Time Fulfillment rate) ~ Tanggal 01 Maret s/d 21 Maret 2009 ~ 20 Hari

ü Cash Out sebagai payable (pembayaran kepada Pemasok) ~ 45 Hari.

ü Cash Out hingga terjadinya Cash In ~ 10 Maret s/d 26 April 2009 ~ 35 Hari

ü Pengendapan Cash adalah selama 35 - 45 ~ MINUS 10 hari, Artinya Perusahaan disebut sebagai Perusahaan yang di

Financing oleh Pemasok (menggunakan modal kerja dari Pemasok… inilah yang disebut COMMERCIAL BUSINESS APPROACH, bukan sebagai PAY-MASTER)

ü Order masuk hingga terjadinya Cash In ~ 01 Maret s/d 26 April 2009 ~ 55 Hari

Bagaimana dengan perusahaan Anda…. Perusahaan yang disebut sebagai COMMERCIAL BUSINESS atau PAY-MASTER ???

Apabila Anda adalah sebagai Pemilik Perusahaan ini… Kearah mana Anda akan kemudikan Perusahaan ini???