“Membangun Struktur dan Auditing”

“Bangunlah sekokoh-kokohnya fondasi dan struktur kerja 6S agar bertahan se-abad lamanya. Di TOYOTA dan World Class Company, Continues Improvement berbasis Workplace Management dikelola dengan tekun dan fokus. Tiada hari tanpa 6S dan setiap hari di tempat kerja setiap orang melakukan exercices dan work-out 6S untuk menjadi lebih trampil dan ahli. Sebab itulah sendi UTAMA bagi perilaku dan budaya kerja yang mengantar kepada Konsistensi Hasil terhadap Mutu, Biaya dan Ketepatan Waktu bagi pengiriman produk kepada pelanggan.”

Urutan TAHAPAN membangun struktur kerja 6S:

STEP #1: Membentuk Team Kerja 6S

Kedua prinsip ”GEMBA (gugus kerja dengan pendekatan Multi Level)” dan KAIZEN Blitz adalah percepatan dan jaminan hasil yang Fantastic bagi pencapaian implementasi 6S ditempat kerja.

STEP #2: Menentukan Rencana Kerja Spesifik 6S

Sering kali bentuk rencana kerja hanya berupa Gantt Chart atau tabel yang isinya hanya garis dan angka, sehingga secara tampilan menjadi tidak menarik (atau lebih tepatnya berimbas pada motivasi team kerja).

Bila rencana kerja itu ditampilkan dalam Perpaduan antara garis , angka/huruf dan visual akan memberikan dampak bentuk tampilan yang lebih menarik, lebih mudah untuk dibaca bagi seluruh anggota team kerja dan lebih dazyat lagi adalah berimbas pada motivasi kerja karena tracking yang menarik sisi emosi.

STEP #3: Menetapkan Forum Komunikasi kegiatan 6S

Forum komunikasi dibagi dalam Review kuartal, Meeting bulanan dan Kegiatan Mingguan. Lebih dasyat lagi adalah adanya COACHING SLOT. Coaching Slot diadakan oleh seorang Champion kepada Main Root level dan demikian pula Main Root Level kepada para team eksekusi lapangan (pelaksana).

Main Root Level adalah ketua dari suatu project perbaikan di tempat kerja (key player).

COACHING SLOT diadakan satu minggu sekali dengan waktu 30 menit setiap pertemuannya:

• Updating tugas kerja (Hit, Miss dan Draw terhadap suatu target)
• Coaching problem solving
• Sharing experience dan upgrading level competencies dalam sisi managerial sekaligus membangun percaya diri Main Root Level.

Champion membawahi seluruh Main Root Level dan sesekali memanggil atau berdiskusi dengan 1 level dibawahnya untuk membahas issue-issue penting, ramah tamah dan lebih penting lagi adalah membangun jaringan kerja yang Handal dan penuh percaya diri dalam mengeksekusi hasil kerja.

Main Root Level (Person in Charge) berkewajiban melakukan review harian terhadap progress kerja dengan durasi 10 menit dengan pelaksana proyek perbaikan.

Bila Champion dan Main Root Level mampu memutarkan roda dengan percepatan yang konsisten, fokus dan steady maka efektifitas akan hasil adalah jaminannya; disamping memupuk tumbuhnya S6 = SUSTAINABILITY (~ jangka panjang).

STEP #4: Pelatihan ‘Awareness’ dan Penerapan ‘Adherences’ 6S

STEP #5: Mengimplementasikan di Tempat Kerja dan Auditing 6S

Implementasikan 6S ditempat kerja dengan visual. Implementasi ini meliputi: Uraian pekerjaan, Instruksi kerja, Trouble shooting, Improvement activities, Larangan/Himbauan, Tracking KPI pencapaian, dsb...

Auditing? Memang benar untuk hal-hal tertentu sering kali terjadi perbedaan persepsi antara score 1 dan 2 atau Kurang dan Sedang atau Baik dan Sangat baik.

Cara menghindarkan persepsi adalah buatlah scoring audit dengan cara:

1. Samakan persepsi dan difinisinya, bila perlu tuangkan dalam skala angka yang dibuatkan secara jelas perbedaan antara score 1 dan 2 dan seterusnya.
2. Visualkan masing-masing score tadi sehingga pihak Auditor dan Auditee benar-benar tahu batasan dan besaran yang dinilai, sehingga hasil akan menjadikan motivasi untuk menjadi lebih baik, bukannya malah menjadi polemik yang menguranggi efektivitas pada saat closing report maupun implementasi hasil rekomendasi perbaikan.
3. Bila menemui kendala, libatkan supervisor bagian tersebut atau tidak sungkan-sungkan menarik involvement para petinggi organisasi (Director atau CEO atau bahkan Owner... bukankah ini akan menjadi celah mulusnya ’CULTURE CHANGE dan percepatan perubahan bagi perbaikan’???)
4. Lakukan tinjauan sesuai rekomendasi untuk verifikasi audit. Lakukan tinjauan keefektifan tindakan PENCEGAHAN masalah, bukan sekerdar perbaikan (5x WHY + WHAT + HOW)