TPM #45: PILAR ke 7, Keuntungan penerapan Office TPM

TPM #45: PILAR ke 7, TPM in SUPPORTS Department (OFFICE TPM)

Bagian 1: Keuntungan pada Penerapan OFFICE TPM

Bagi kebanyakan implementasi Supports Department sering diartikan sebagai penerapan TPM di Kantor atau Office TPM. Improvement produktivitas dan efektifitas hasil organisasi adalah kerja kolektif. Seluruh bagian dari ujung awal ke tahapan akhir, dari karyawan lapih bawah hingga pimpinan organisasi membawa misi untuk tercapainya implementasi TPM dengan benar. Dan pada jaman ini, automasi adminitratif akan sangat mendongkrak kinerja produktif. Sebagai contoh adalah penggunaan: absensi digital, computer bisnis software (applikasi) untuk sales, marketing, accounting, purchasing dan supports aktivitas lainnya.

Dengan implementasi Office TPM ada Delapan pemborosan besar setidaknya yang dihilangkan:

1. Pemborosan atas proses kerja baik over process dan wrong processing
2. Pemborosan terhadap biaya pada department Purchasing, Sales & Back Office, Marketing, Design/Development Product, Accounting & HRD
3. Pemborosan atas aktivitas komunikasi
4. Hilangnya waktu tunggu dan birokrasi
5. Pemborosan Set-up
6. Pemborosan pada tingkat akurasi data, perhitungan dan dokumentasi
7. Pemoborosan atas aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah
8. Pemborosan terhadap kemampuan sumberdaya manusia (qualification & competencies)

Keuntungan penerapan Office TPM antara lain:

· Kerja sama team, cross function project/activities dan joint project

· Turunnya Biaya administratif

· Cepat dalam merespon masalah, penanggan pelanggan dan supplier

· Berorientasi pada pelanggan dan penguranggan lead time

· Hilangnya pekerjaan ganda dan rangkap

· Adanya multi skills

· Memotivasi orang untuk bekerja lebih benar dan lebih efisien

· Mengunakan sumberdaya dengan lebih efektif

· Turunnya biaya inventory

· Dokumentasi yang semakin ringkas dan terjaga

· Biaya fix cost & overhead yang turun

· Meningkatnya nilai customer service level

· Turunnya complaint dari pelanggan dan pemasok

· Hilangnya aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah (aktivitas dan manusia)

· Tempat kerja yang lebih nyaman, bersih dan aman

Tahapan dalam penerapan Office TPM:

1. Pelatihan untuk meningkatkan pengertian dan kepedulian akan prinsip-prinsip kerja yang benar dan bernilai tambah melalui Office TPM, i.e: MUDA, MURA, MURI dan 6S organizing working place
2. Pemetaan pemborosan terhadap PQCDSM (Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety dan Moral)
3. Pemetaan terhadap aktivitas dan matrix PQCDSM diseluruh supporting department
4. Mengoleksi data atas pemborosan yang pernah terjadi selama satu tahun terakhir dan membuat tindakan perbaikan sekaligus pencegahannya
5. Membuat panduan problem solving terhadap permasalahan administrative
6. Membuat Matrix Skill, menganalisa gaps dan pemenuhan gaps competencies
7. Penerapan 6S organizing working place dan Kaizen (continues improvement)
8. 6S Audit dan reporting
9. Budaya unggul dan saling menghormati sesama pekerja dalam kaitannya hubungan Customer & Supplier